04/29/21 Franck Bugnet Tuto

Comment programmer et générer des achats périodiques

Quoi de plus rébarbatif et source de perte de temps que de devoir chaque mois ou trimestre saisir dans sa comptabilité les mêmes dépenses qui reviennent sans cesse, comme les frais d'hébergement, d'abonnements à divers outils comme Semrush ou MailChimp, les frais bancaires etc.

Depuis toujours, AutoPresta, la solution comptable complète et simple à la fois pour PrestaShop, pour les microentreprises, permet de mémoriser ce type d'achats sous forme de modèles et de les réutiliser pour insérer de nouvelles lignes de dépenses pré-remplies.

La version 3.0 va beaucoup plus loin dans l'automatisation, proposant un véritable planificateur d'achats récurrents.

Créer un nouvel achat récurrent à partir d'un achat existant


Prenons un exemple pour illustrer la démarche. Dans votre comptabilité actuelle, dans le registre des dépenses d'AutoPresta, imaginons que vous avez déjà saisi une fois cet achat correspond à la facturation mensuelle de votre hébergeur (ligne sélectionnée et clic sur le bouton d'édition pour voir le détail) :

Dépense à planifier


Vous savez que cette dépense va revenir tous les mois et aimeriez ne pas devoir tout ressaisir à la main. On va donc utiliser cette ligne comme modèle pour créer un achat périodique.

  1. Sélectionnez la ligne.
  2. Cliquez sur le bouton "Périodiques"
  3. La fenêtre des Achats planifiés ou périodiques s'ouvre. La table liste des achats planifiés déjà programmés. Cliquez sur le bouton "Nouvel achat planifié à partir de l'achat sélectionné..."

La table des achats planifiés

S'ouvre alors la fenêtre d'édition de l'achat planifié, pré-remplie avec les données de l'achat présélectionné. Ne reste plus qu'à lui donner un nom et définir la périodicité :

 
Edition d'un achat planifié

Choix de la périodicité et réglages



Aucune


Cela permet de créer un modèle d'achat, qui ne génèrera pas de lignes d'achats périodiques de manière automatique, mais uniquement manuellement, à la date de votre choix.

Quotidienne


Pour les achats, dépenses ou facturations ayant lieu chaque jour de l'année, du type ticket de parking ou péage d'autoroute pour aller travailler, pour ceux qui  bossent même le weekend.

X fois par semaine


Vous donne plus de précision en permettant de choisir les jours de la semaine concernés.


Récurrence x fois par semaine

Mensuelle


Pour les achats avec une fréquence mensuelle ou plus. Vous pouvez indiquer le numéro du jour du mois ou le jour calendaire comme ici le second mardi de chaque mois:


Récurrence mensuelle

X fois par an


Pour les facturations ou achats se produisant plusieurs fois chaque année. Typiquement cela peut être le cas du paiement trimestriel de certaines charges.
Vous avez la possibilité d'indiquer les mois de l'année concernés, et comme pour les paiements mensuels, d'indiquer la date ou le jour :


Paiement multi annuels ou trimestriels


Mode d'ajout ou de mise à jour


Lors de la génération des lignes d'achat, le cas peut se présenter que la même occurrence du même achat a déjà été générée, dans le registre.
Cette option permet de définir ce qu'autoPresta doit faire dans ce cas-là Soit remplacer la ligne, soit conserver la ligne existante intacte (donc ne rien faire), soit ajouter une nouvelle ligne (à vous de supprimer ensuite les doublons éventuels). 


Mise à jour ou ajout


Date de paiement automatique


Lors de l'ajout automatique de nouvelles occurrences dans le registre, de l'achat planifié, vous avez divers choix concernant le remplissage automatique de la date de paiement de l'achat.

  • Soit la laisser vide
  • Soit remplir la date de paiement avec la date de l'achat
  • Soit la remplir à la date du jour ou l'achat est ajouté au registre
  • Soit calculer cette date avec un intervalle de jours après la date de l'achat. L'intervalle est la différence entre les deux dates A et B.

Date de paiement automatique

Créer une dépense récurrente à partir d'une feuille blanche


Il n'est pas en effet obligatoire d'avoir déjà une occurrence d'un achat dans le registre pour créer un achat planifié. On peut le faire à partir d'un formulaire vierge.

  1. Sans sélectionner de ligne de dépense (pas gênant cependant si il y en a une de sélectionnée), cliquez sur "Périodiques"
  2. Dans la fenêtre de gestion des achats planifiés, cliquez sur "Nouvel achat planifié vierge"
  3. La fiche s'ouvre, donnez un nom à votre planification, une récurrence, saisir les descriptifs et montants et sauvez. La fenêtre se ferme et votre achat planifié est ajouté à la liste. 

Nouvelle dépense périodique vierge

Comment générer les occurrences automatique des achats planifiés ?


En effet, une fois un achat planifié créé, il est présent dans la table des achats planifiés, mais rien n'a été ajouté pour autant dans le registre des dépenses ou registre des achats. Pour remplir le registre, il faut demander la génération d'occurrences.

Une occurrence est une nouvelle ligne d'achat, à une date donnée, créée à partir des modèles que sont les achats planifiés.

On peut soit générer des séries d'occurrences grâce à leur périodicité, soit en ajouter manuellement une à une, à une date précise.


Pour générer des séries d'occurrences :


  1. Ouvrir la fenêtre listant les achats planifiés.
  2. Seuls les achats planifiés définis comme actifs seront utilisés par l'outil de génération. Les autres lignes seront ignorées.
  3. De même, seuls ceux qui ont une récurrence donneront lieu à une série. Les autres lignes seront ignorées.
  4. Définissez la date de début de la série à produire (se règle toute seule sur la date de la génération précédente).
  5. Ainsi que la date de fin (se règle toute seule sur la date du jour).
  6. Cliquez sur le bouton de génération des séries d'occurrences.
  7. Toutes les occurrences demandées sont automatiquement générées et insérées (ou remplacées, ignorées... selon le réglage dans la colonne "Si déjà généré") dans le registre des achats.


Génération des achats périodiques


Pour ajouter manuellement une seule occurrence de divers achats planifiés, à une date précise :


  1. Comme précédemment, commencez par ouvrir la fenêtre des achats périodiques.
  2. Mais cette fois-ci sélectionnez les lignes des achats planifiés, pour lesquels vous souhaitez générer une nouvelle occurrence.
  3. Choisissez la date de l'achat.
  4. Cliquez sur le bouton "Ajouter une occurrence des achats planifiés sélectionnés, à la date du :"
  5. Les lignes d'achats (une par achat planifié) sont ajoutées (ou remplacées, ignorées... selon le réglage dans la colonne "Si déjà généré"), dans le registre des dépenses, à la date demandée.


Ajout manuel d'occurrences individuelles

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